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信息化管理在殡仪馆的运用

汤 勇

在大数据时代和全媒体时代的影响下,信息技术必将在人们今后的生活、工作和学习中产生深远影响。加强殡葬领域的信息化建设,全面提升殡葬行业的管理与服务档次,树立殡葬行业的新形象,已经成为殡葬业改革发展的新趋势。

我国推行殡葬改革已经60多年,其管理与服务方式还基本停留在手工管理阶段,管理效能不强,难以适应事业发展的需求。虽然个别殡仪馆和公墓使用了一些简单的殡葬管理软件,但没有统一的网络体系和应用软件平台,不能实现信息共享,大量的殡葬数据不能得到很好的开发和利用,造成很大程度上的信息资源浪费。

而殡仪馆比较规范的工作流程,严密的管理措施,非常适合信息化管理;网络技术的发展,为建立统一的网络体系,实现数据实时传递提供了条件;政府主管部门对殡葬基层单位的监控逐步加强,统计数据的准确性、可靠性逐步提高,运用信息化管理手段提高行业竞争力势在必行。

信息化建设在殡仪馆中的运用

可将信息化系统紧密地与殡仪馆的各种设备结合起来,组建殡仪馆的管理系统,将当前的业务流程全部借助计算机来进行管理,提高信息传输效率和质量,规避不必要的风险,从而有效管理、监督、控制殡仪馆运营活动。

1.实现管理智能化

殡仪馆的信息化管理系统要根据业务流程细分诸多信息管理子系统,在殡仪馆内部建成一个高效的管理信息网络,建成企业级信息局域网络,提高殡仪馆内部管理和执行能力。系统可对生产经营、财务主要信息资源作深层次的处理、分析,为殡仪馆的管理调控提供及时、快捷、准确、可靠的信息支持,并使管理行为由事后处理转变为事前预测、事中监控。

殡仪馆将逝者的姓名、性别、身份证号码、出生年月、死亡日期、火化日期、户籍地址等基本信息以及丧事承办人的姓名、性别、与逝者关系、联系方式、身份证号码等基本信息进行电脑登记,生成业务基本信息卡。这个基本信息卡就是通行于各个环节的识别码。

业务洽谈管理系统:将殡仪馆的服务项目、商品销售一一列项,生成菜单式选择服务,可自动计费、信息发布、单据生成、信息推送、费用结算等;通过时间节点的控制,对告别厅、火化炉、休息室等进行电脑管理,防止业务冲突。

结算管理信息系统:有正常收费、减免收费、票据管理、火化证管理、结算统计等功能。

车辆管理信息系统:实现车辆预约、遗体接运、数据共享、费用计算、绩效考核、车辆调度等。

冷藏管理信息系统:实现逝者身份的自动识别、出入柜身份识别、冷藏设备维护管理、长期冰存遗体报警识别、认探尸记录、尸检记录、物品使用记录、特殊遗体整容、流程管理、绩效考核及自动计费的管理。

告别管理信息系统:实现告别身份识别、防错报警、任务下达、礼厅布置方案落实、挽联刻字、花圈租赁、哀乐管理、司仪管理、流程管理、绩效考核等综合应用。

火化管理信息系统:实现火化身份识别、火化炉选择识别、礼仪服务任务下达、遗体火化时间控制、骨灰填装(三码合一纠错)、骨灰发放身份识别(三码合一纠错)、绩效考核等。

骨灰寄存信息系统:实现寄存骨灰身份识别、寄存人信息管理、卡片式寄存档案管理、骨灰寄存格位变更管理、寄存管理费续费、退费及过期预警管理、祭拜信息管理、取走骨灰身份识别记录管理等。

殡葬用品销售管理系统:实现商品身份识别、入库、移库、销售、发货纠错、库存管理,同时对商品的不同颜色、不同款式细化,实时知晓库存情况。其中库存管理还实现存货数量预警功能、根据不同供应商实现货物结算统计功能,基本实现实物与台账账实相符。

火化数据分析系统:按照民政部门要求自动生成火化业务档案,与民政部门台账对接管理;根据惠民政策自动生成惠民数据统计报表;根据省、市、县、街道自动生成属地火化信息报表;根据死亡原因自动生成类别数据报表;根据死亡年龄自动生成死亡人员结构报表;根据收费项目自动生成分类收入报表;根据告别厅、火化炉、遗体单间存放等选择,生成分析数据,提供决策依据;根据相关数据生成同期数据分析报告。

2.实现便民一体化

对殡仪馆实行信息化管理,还是便民、利民、惠民服务的需要。

开通社保专线:常州市从2013年2月1日起实施惠民殡葬政策,为方便核实惠民对象的社保状况,减少丧属提供相关证明材料的往返奔波,常州市各殡仪馆纷纷开通社保专线,通过对逝者身份证号码的录入比对,现场甄别是否符合惠民政策,当场办理惠民减免手续。同时,通过数据库互通形式,殡仪馆将当天火化逝者的信息定时反馈给社保中心,社保中心根据火化数据,判别参保人员养老金停发,规避养老金冒领、多领等状况。

建设移动业务平台:常州市殡仪馆在市区先后设立三个殡仪服务站、十个殡仪便民服务点,提供高效、规范、快捷、便民的殡仪服务。2013年5月,常州市殡仪馆开通“移动式业务服务平台”,业务员携带专用设备,在城区可直接上门办理火化手续、预约服务内容,治丧家属可“足不出户”提前完成火化当天到殡仪馆办理的手续。

建设96444殡葬服务平台:通过殡葬服务专线及软件管理平台,提供殡葬政策咨询、突发事件遗体的应急处置等服务,提升殡葬公共服务能力。2013年8月常州市殡仪馆开通“96444白事好帮手”微信公众服务平台,宣传殡葬惠民政策,发布“防范殡葬诈骗公告”,告知“火化证明办理”“海葬祭扫”等业务办理流程。

殡仪馆信息化管理的功效

通过对殡仪馆业务的信息化管理,可以规范服务流程,提高服务水平;可以提高工作效率,方便用户办事,转变长期以来人们对殡葬行业的误解,从而提高单位的社会效益和经济效益;可以减少失误,以往手工操作,导致大量材料堆积,保存不便,查询、统计非常繁琐,且经常出错,使用软件后,查询、统计非常方便;管理更加精细化,如系统根据所设置的参数以不同的颜色显示不同格位的到期状态,便于对到期的格位进行催费等,可合理调度车辆、冷藏棺、告别厅等殡葬资源,有效防止资源利用的冲突;方便各种数据的汇总、统计、查询,比如可以查询某段时间的费用情况,具体到每一个逝者每一项收费都能够准确查询;方便逝者家属及时掌控业务办理进度。

思考与探讨

目前,已经全面利用信息化管理的殡仪馆还不是很多,计算机的应用很多局限于开票管理、日常办公。

进行殡葬信息化建设过程中,不仅要对当前的殡葬资源进行数据录入处理,还要改变传统操作模式,学会使用计算机在殡葬服务过程中进行操作;对于一些机密性的数据,要进行数据加密保护;要对服务器进行维护,防止因突发情况造成殡葬信息丢失。要建立殡葬管理应急预案,加强殡葬信息安全工作,可为殡葬信息化建设提供安全保障。要处理好传统管理和信息化管理的关系,信息化建设离不开传统模式的操作,它能让传统模式的流程更加规范、科学。同时,对殡葬管理人员进行信息技术培训,加快殡葬信息化管理的实现步伐。

(作者单位:江苏省常州市殡仪馆)

                                                                         信息来源:中国社会报


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